MINERÍA la mejor puerta de acceso al sector minero MINERÍA / SEPTIEMBRE 2023 / EDICIÓN 552 86 A algunas personas les pone nerviosas o desconfían de que revisen su trabajo, o creen que es un signo de debilidad someterse a una revisión por pares. Esto puede llevar a una actitud defensiva y a otros comportamientos perjudiciales, como proporcionar información o respuestas que se cree que son lo que el revisor quiere ver, en lugar de lo que necesita ver. En algunos casos, una inminente revisión o auditoría desencadena una avalancha para generar el respaldo, el apoyo y la validación del informe realizado anteriormente, mientras que ese trabajo debería haber coincidido con el proceso de estimación para respaldar las decisiones e hipótesis tomadas en su momento. Algunas personas ven las auditorías como un ejercicio de "marcar y hacer clic" o "marcar casillas". Esta opinión puede deberse a que un sistema de auditoría lleva varios años en funcionamiento y el proceso de auditoría se ha quedado "obsoleto" o a que los responsables originales se han marchado y los nuevos titulares que administran el proceso de aseguramiento han perdido de vista la intención y el valor del entregable final (que puede basarse en una lista de comprobación resumida o presentarse como tal). El objetivo de la lista de comprobación es garantizar que se han revisado todas las actividades clave y sirve de resumen para anotar aquellas que requieren mejoras, que luego se describen con más detalle en otra parte. Si se interpreta que una auditoría empieza y acaba con una lista de comprobación, es evidente que se está perdiendo el sentido de esta, que es solo una herramienta de un proceso más completo para ayudar a apoyar e informar del proceso de revisión o auditoría. Algunos directivos prefieren un informe todo "prosa" y sin listas de comprobación; si el tiempo es oro, puede resultar poco útil volver a describir cada proceso revisado, cuando estos temas se tratan mejor por excepción. Así, cuando el informe incluye un resumen de la lista de comprobación, puede parecer un ejercicio de "marcar casillas" y confundirse con el inicio y el final del proceso de auditoría. Sin embargo, nada más lejos de la realidad, ya que la investigación y revisión llevada a cabo por un revisor/auditor experimentado engloba una gran cantidad de conocimientos aplicados y compartidos en un plazo de revisión generalmente muy corto. Un proceso de auditoría bien diseñado y ejecutado debe proporcionar un apoyo y una justificación claros a los planes de acción de la gerencia para mejorar los procesos identificados como susceptibles de mejora. El proceso de auditoría debe incluir un plan de compromiso claro, un proceso de comunicación e investigación, circuitos de retroalimentación y conclusiones finales y recomendaciones de mejora. Una lista de comprobaSome people are nervous or suspicious about having their work checked, or believe it is a sign of weakness to be subjected to peer review. This may lead to defensiveness, and other detrimental behaviours, such as providing information or answers that are thought to be what the reviewer wants to see, rather than what they need to see. In some cases, an upcoming review or audit triggers a flurry of work to generate the backup, support and validation for work previously completed, whereas that work should have been concurrent with the estimation process to support decisions and assumptions made at the time. Some people see audits as a “tick and flick” or “checkbox” exercise. This view may have arisen because an audit system has been in place for a number of years and the audit process has become “stale”, or the original champions have moved on and the new incumbents administering the assurance process have lost sight of the intent and value behind the final deliverable (which may be based on, or presented as, a summary checklist). The purpose of the checklist is to ensure all key activities have been reviewed and serves as a summary to note those activities for which improvements are required which are then described elsewhere in more detail. If people interpret an audit to begin and end with a checklist, then this is clearly missing the point of the checklist as just one tool in a more comprehensive process to help support and report the review or audit process. Some managers prefer a report that is all “prose” and without checklists; if time is precious, there may be little value in re-describing every process that was reviewed, when these issues are best discussed by exception. So, where the report includes a checklist summary, this can look like a “tick-box” exercise and be mistaken as the start and end of the audit process. However, nothing is further from the truth, since the investigation and review carried out by an experienced reviewer/auditor encompasses a wealth of knowledge applied and shared in generally a very short review time frame. A well-designed and executed audit process should provide clear support and justification for management action plans to improve processes identified for improvement. The audit process should include a clear engagement plan, communication and investigation process, feedback loops, and ultimate findings and recommendations for improvement. A checklist provides a useful tool to summarise and check that all relevant processes have been captured and reviewed, and to highlight
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