Por: Miguel Arancibia Condor, Minsur.

Resumen

El presente trabajo nos permitirá conocer sobre la actual relación comercial que tienen los negocios locales de nuestra zona de influencia como Antauta (Puno) con las empresas contratistas de la unidad minera San Rafael y la importancia de cerrar brechas digitales dentro de los procesos comerciales que ambos gestionan.

Minsur como parte de su estrategia de sostenibilidad busca contribuir al progreso de los grupos de interés, impulsando oportunidades de desarrollo para todos, siendo un principio dentro del Consejo Internacional de Minería y Metales (ICMM) y guiados por nuestro propósito: “Mejorar la vida transformando minerales en bienestar”.

A la fecha, la plataforma Crecemos Juntos se ha implementado bajo la estrategia de lanzamiento gradual, comenzando con un grupo selecto de usuarios para obtener retroalimentación, realizar ajustes y asegurar la adopción de la herramienta entre los negocios locales, contratistas y Minsur. Todo esto con el fin de mejorar capacidades y competencias de los negocios locales.

El objetivo principal de la plataforma es poder conectar empresas locales con sus clientes (los contratistas) para que les permita ser más competitivos en los servicios que brindan, tales como alimentación, hospedaje, lavanderías, transporte y alquileres, además para generar un crecimiento integral y sostenido, potenciando el desarrollo económico de la zona de influencia.

La iniciativa Crecemos Juntos surge de la necesidad de los negocios locales de Antauta de gestionar y controlar los servicios que ofrecen a los contratistas de la unidad minera San Rafael. El equipo de contratos de Minsur identificó dos problemas principales: mejorar la trazabilidad y visibilidad del pago en los pedidos de servicios, y la falta de adopción de herramientas digitales por parte de los emprendedores locales.

Para abordar estas necesidades, se comenzó a diseñar una plataforma digital. Durante la investigación, se descubrió que los negocios locales deseaban crecer en diferentes aspectos de sus vidas (laboral, profesional y personal), razón por la cual la plataforma comenzó a llamarse Crecemos Juntos, era algo familiar y que los motivaba. Esta herramienta busca ayudar en la gestión y control de los servicios ofrecidos por los emprendedores a los contratistas, promoviendo un crecimiento integral en la unidad minera de San Rafael.

La plataforma diseñada por los negocios locales es intuitiva y amigable, se incluyen los principales procesos de gestión de pedidos de servicios, valorización, seguimiento a pagos y reclamos. Su objetivo es proporcionar una trazabilidad adecuada en todo el ciclo de contratación entre los contratistas y sus proveedores, sobre todo, los negocios locales de la zona de influencia de la mina San Rafael.

En un piloto acotado en la localidad de Antauta, realizado en el cuarto trimestre de 2022, con cuatro contratistas y 10 emprendedores locales, se generaron más de 150 pedidos, reduciendo la brecha entre las formas tradicionales de administrar un negocio y los mecanismos para acelerar el crecimiento empresarial. Además, se exploraron nuevas tecnologías para que los emprendedores locales las adopten.

Palabras clave: Gestión Comercial. Contratistas, Negocios Locales. Competitividad.

Introducción

La unidad Minera San Rafael de Minsur, está localizada a 4,500 msnm en la región Puno, dedicada a la producción de estaño, inició operaciones a finales del siglo XX, convirtiéndose en el segundo productor de estaño a nivel mundial.

Actualmente cuenta con más de 40 empresas contratistas mineras y 300 emprendedores locales, distribuidos en los distritos de Ajoyani y Antauta que están dentro de la zona de influencia. Dada la naturaleza y ritmo de las operaciones, la unidad minera de San Rafael contrata servicios especializados con las empresas contratistas que a su vez subcontratan los servicios básicos (alimentación, hospedaje, lavandería, etc.) de los emprendedores locales.

La gestión comercial de las empresas contratistas y negocios locales está soportada en procesos manuales. Por esta razón, se realizó una investigación en campo (research) obteniendo los principales hallazgos:

Negocio local

ν Tener mejor control de pagos.

ν Crecer como negocio.

ν Recibir registro de consumo con tiempo anticipado.

ν Capacitaciones para mejorar su servicio.

Contratista

ν Mejorar capacitación a los emprendedores.

ν Que el emprendedor mejore la calidad de sus servicios.

ν Que el emprendedor mejore el registro y control de sus ventas.

ν Que el emprendedor no envíe tarde sus valorizaciones.

Minsur

ν Tener la relación de los acuerdos entre emprendedores – contratistas.

ν Tener una base actualizada de la oferta local.

ν Tener certeza de que los pagos se realicen a tiempo.

En ese sentido, ¿Por qué es importante esta iniciativa para los contratistas y negocios locales de Antauta?

La respuesta radica en la falta de herramientas digitales y la poca alfabetización digital y de gestión de negocios por parte de los emprendedores locales, como menciona el Instituto de Estudios Peruanos (IEP): “Un móvil constituye un habilitador de alternativas (Donner 2008). El acceso y uso de teléfonos móviles conectados a internet presentan alternativas y grandes oportunidades para mejorar el bienestar de la población”.

Razón por la cual, brindarles una solución digital que les permita optimizar los procesos manuales que hoy tienen, comunicarse de una forma más eficiente con sus clientes (contratistas), generar una valorización sin contratiempos, además de evolucionar digitalmente para ser más competitivos, les brindará la oportunidad de seguir creciendo y mejorar toda la cadena de valor.

Objetivos

General

Mejorar la gestión comercial entre contratistas y negocios locales, en términos de calidad, costos y satisfacción para generar competitividad en la oferta local de servicios.

Específicos

ν Aumentar la gestión de pedidos y valorización digital por parte de los emprendedores.

ν Reducir el índice de morosidad contando con alertas de prevención.

ν Transparentar la gestión comercial entre contratistas y emprendedores.

ν Generar un equilibrio comercial para los emprendedores.

ν Aumentar el nivel de satisfacción de los emprendedores locales y contratistas.

Desarrollo y colección de datos

Estado del arte

Relación comercial entre negocios locales y empresas contratistas: la contratación de servicios por parte de las empresas contratistas a los negocios locales es una práctica común en diversos sectores económicos. Estas relaciones comerciales se basan en la subcontratación de servicios especializados para satisfacer las necesidades de las empresas contratistas, lo que a su vez brinda oportunidades de crecimiento y desarrollo a los negocios locales.

Soluciones digitales en la gestión comercial: en los últimos años, se ha observado un creciente interés en la implementación de soluciones digitales para optimizar los procesos comerciales y mejorar la eficiencia en las transacciones. Las plataformas digitales y sistemas de gestión empresarial han ganado relevancia en la mejora de la comunicación, trazabilidad, pagos y control de los pedidos de servicios entre contratistas y negocios locales. Estas soluciones buscan agilizar los procesos, reducir errores, mejorar la transparencia y promover la competitividad.

Desafíos y oportunidades: a pesar de los avances en la implementación de soluciones digitales, aún existen desafíos por superar en la relación comercial entre negocios locales y empresas contratistas. Algunos de estos desafíos incluyen la falta de acceso a la tecnología y capacitación digital por parte de los negocios locales, la resistencia al cambio, la necesidad de adaptarse a las nuevas herramientas y la seguridad de los datos. Sin embargo, la implementación exitosa de soluciones digitales puede brindar importantes oportunidades para mejorar la competitividad, aumentar la eficiencia y generar un crecimiento integral en la zona de influencia de las empresas contratistas.

En resumen, el estado del arte en la relación comercial entre negocios locales y empresas contratistas muestra la creciente aplicación de soluciones digitales para optimizar los procesos y mejorar la competitividad. La implementación de plataformas y tecnologías digitales ha brindado nuevas oportunidades para fortalecer la gestión comercial, mejorar la transparencia y promover el crecimiento económico en las zonas de influencia de las empresas contratistas. A pesar de los desafíos existentes, se vislumbra un panorama prometedor para la adopción de soluciones digitales en este ámbito.

¿Por qué los emprendedores no utilizan herramientas digitales?

Se realizó una investigación en campo para conocer a los emprendedores y contratistas, personal de Minsur de diferentes rubros, tamaños y experiencias que proporcionan al análisis, contrastes y similitudes de comportamientos.

Las personas encargadas del negocio tienen un nivel de adopción digital alto, ya que cuentan con un smartphone de gama media/alta, usan aplicaciones de productividad, correos, entre otros.

Sin embargo, hay un impedimento cuando se trata de gestionar el negocio y es que prefieren tener la información de los servicios en físico ya que es más cómodo, fácil para registrar los pedidos de servicios con un lapicero y una hoja, en algunos casos hay desconfianza con las aplicaciones como las del banco para transferir dinero, este grupo de usuarios representan el 50.5% de los emprendedores locales.

Este valor se puede comprobar con un estudio que hizo After Access para medir las habilidades digitales en el ámbito rural, es decir, evaluar si el usuario resuelve por sí mismo los problemas de tecnología que pueda tener sin la necesidad de recurrir a servicio técnico, familiar, amigo, vecino, etc. Como se observa en Guatemala, Perú y Paraguay están las mayores brechas en habilidades digitales entre hombres y mujeres de zonas rurales (ver Figura 1).

Elementos que mejoran la adopción digital

Alfabetización digital

Generar conocimiento sobre el uso de herramientas digitales por medio de capacitaciones, talleres y charlas a los negocios locales es clave en el desarrollo de competencias digitales.

Partner digital

Identificar algún familiar, amigo, vecino, entre otro, que permita absolver cualquier duda y/o brindar una guía al emprendedor sobre el uso de la plataforma.

Ejecución y retroalimentación

Seguimiento cercano con espacios para aplicar los conocimientos adquiridos y recibir retroalimentación del emprendedor.

Reconocer el avance

Valorar y destacar los logros y avances en la adopción digital permitirá generar confianza y expandir más fácilmente el uso de la plataforma.

Propuesta de valor

Luego de empatizar con los emprendedores locales y definir el problema, ahora se debe idear posibles soluciones y junto a todos los involucrados se han realizado sesiones de cocreación que permitan prototipar una herramienta digital a medida y que atienda todos los principales puntos de dolor.

Es de esta manera que nace Crecemos Juntos, una plataforma digital que consta de una aplicación web para que los contratistas puedan solicitar sus pedidos de servicios y confirmar las valorizaciones y una app móvil para que los emprendedores puedan gestionar sus pedidos de servicios, generar valorizaciones, hacer seguimiento a sus pagos y presentar reclamos.

Esta solución consta de tres módulos que han seguido lineamientos de nuestra área de TI & OT, los cuales se explicarán a continuación:

Módulo App del emprendedor

Este es un aplicativo móvil para el uso de los negocios locales codiseñado con los emprendedores (ver Figura 2).

Emprendedor y sus negocios: el emprendedor por medio de la plataforma podrá registrar su negocio y listar todos los servicios que ofrece como hospedaje, alimentación, lavandería, etc. Personalizar el servicio y crear un perfil del negocio. De esta forma, se podrá actualizar en línea toda la oferta local (ver Figura 3).

Gestión de pedidos de servicios: el emprendedor podrá gestionar y controlar todos sus pedidos manejando distintos estados como aceptar, rechazar y entregar. Asimismo, podrá visualizar una lista diaria de todos los pedidos como el detalle de cada solicitud (ver Figura 4).

Generación de valorizaciones: el emprendedor podrá enviar sus valorizaciones y realizar la trazabilidad de estas por medio de distintos estados como enviado, facturado, vencido y pagado (ver Figura 5).

Módulo Web contratista

En esta plataforma web el contratista podrá registrarse, dar de alta y baja a los proveedores de la comunidad, realizar pedidos de servicios, consultar sus consumos, seguimiento a sus documentos pagados (valorizaciones), monitorear los mensaje y reclamos al negocio local, así como presentar observaciones de niveles de servicio al negocio local. Además, podrá ver la calificación de su desempeño en términos de pagos oportuno a sus proveedores y contratistas sobre todo a los proveedores de la zona de influencia (ver Figuras 6 y 7).

Módulo Web Minsur

En esta plataforma web el administrador de Minsur podrá dar de alta a los contratistas y emprendedores. (Ver Figuras 8 y 9).

Marco de trabajo

Para la investigación en campo se utilizó Design Thinking, que consiste en entender las necesidades reales de los usuarios, combinando la lógica, la imaginación y el razonamiento sistemático, exploramos las posibilidades de lo que se puede llegar a hacer y diseñar un prototipo que atienda las principales necesidades de los usuarios (contratistas y emprendedores locales).

Teniendo claro lo que se va a construir (prototipo validado por los usuarios), utilizamos Scrum, que es un conjunto de buenas prácticas para trabajar colaborativamente y mediante entregas parciales del producto final, priorizadas por el valor que aportan, para obtener un producto digital de calidad llamado: Crecemos Juntos.

Tomando como base Design Thinking y Scrum se elabora un proceso de trabajo propio de Minsur que se divide en seis elementos. Cada uno posee distintos pasos y actividades a completar.

L0 – Generando una idea

Lo primero que tenemos que hacer es poner el foco de atención en el negocio local y contratistas para identificar oportunidades.

L1 – Aterrizando idea y definiendo alcance

Después de conseguir toda la información en la primera fase pasamos a definirla. Sin duda, esta es una de las fases más difíciles, ya que hay que seleccionar lo especialmente relevante para poder trabajar en un único camino.

En este caso el problema es mejorar la trazabilidad y visibilidad del pago en los pedidos, y la falta de adopción de herramientas digitales por parte de los emprendedores locales.

L2 - Idear las posibles soluciones

Esta es la fase de la búsqueda de soluciones. Para ello se necesita mucha imaginación y utilizar técnicas que fomenten la creatividad. Es bastante útil el uso de brainstorming o mapas mentales.

L3 – Planificando la ejecución

Una vez llegados a este punto debemos hacer un diseño de la solución y tangibilizarla con un prototipo físico o digital, testeando el prototipo por los usuarios finales. Asimismo, elaboramos un plan de trabajo identificando riesgos.

L4 – Iniciativa en implementación

Comenzamos a desarrollar la solución construyéndola por iteraciones priorizadas por el valor que aportan.

L5 – Adopción y captura de valor

Finalmente, comenzamos a probar la solución en el proceso y con los usuarios identificados midiendo el grado de adopción. Además, realizamos el seguimiento de los KPI definidos para validar el impacto generado.

Población y muestra

El presente trabajo tiene como alcance a los más de 300 negocios locales y más de 40 empresas contratistas de la unidad San Rafael, ubicadas en la localidad de Antauta, abarcando el proceso de contratación de servicios, valorización y reclamos en los servicios de hospedaje, alimentación y lavandería.

El trabajo de investigación realizado se basó en el análisis previo y posterior a la implementación de un piloto desarrollado en la mina descrita. Particularmente el piloto tuvo como objetivo medir la mejora del ratio de morosidad que afectaba a los emprendedores locales y el grado de adopción.

Los periodos analizados en el presente trabajo de investigación comprenden las fechas que se presentan en la Tabla 1.

Forma de trabajo antes de la aplicación tecnológica

El proceso inicia cuando Servicios Generales Externos, que es un área de Minsur que tiene por objetivo brindar acompañamiento a los negocios locales, envía la lista de emprendimientos aprobados por los comités locales al contratista, para que pueda decidir con cuales hacer el trato.

La comunicación entre emprendedores locales y contratistas para solicitar pedidos de servicios se realizaba vía whatsapp o llamadas telefónicas.

Asimismo, el registro de los pedidos por parte de los emprendedores se realizaba manualmente (hoja y papel) incluyendo algunas fotos de respaldo al momento de la entrega para que a fin de mes puedan consolidar la información y generar la valorización.

En la Tabla 2 se encuentra un resumen del comportamiento previo del proceso.

Resultados del piloto

La implementación de esta iniciativa comenzó con la definición de los roles que tomaron cada uno de los integrantes del equipo. Involucrando a gerencias clave como: Gestión Social, Servicios Generales e incluso nuestro Gerente de Operaciones Perú (ver Figura 10).

El proceso tuvo el soporte técnico de los equipos de Tecnologías de la Información y Transformación Digital, de igual forma, se mantuvo una comunicación cercana con los emprendedores locales y contratistas, lo que permitió ir incorporando mejoras y más información en la plataforma.

Se ha seguido una estrategia gradual para alcanzar a los más de 300 emprendedores y más de 40 contratistas, buscando en esta primera etapa llegar a que el 10% de este universo logren una adopción digital.

Para ello, contamos con un equipo en campo que brinda soporte y hace el seguimiento en el uso de la plataforma diariamente.

Durante el periodo del piloto (julio a diciembre de 2022) se revisó la evolución de los distintos indicadores que evidencien la captura de valor, de esta forma se logró obtener los resultados que figuran en la Tabla 3.

Discusión de resultados

Los resultados que se obtuvieron en el periodo de julio a diciembre de 2022 con 10 emprendedores y cuatro contratistas (ver Tablas 2 y 3) fueron favorables, logrando reducir el porcentaje del ratio de impago y aumentando el uso de canales digitales.

Durante este periodo se realizaron más de 150 pedidos que generaron 45 valorizaciones. Los resultados comenzaron a tener menos variabilidad a partir de septiembre de 2022. Esto evidencia la utilización de la plataforma dentro del proceso tradicional.

Asimismo, revisando el ratio de impago en los cuatro contratistas que participaron del piloto, observamos que el promedio total –calculado aplicando el peso relativo de cada contratista según el número de pedidos gestionados– fue de 11.87%, lo cual representa una mejora respecto a la línea base de 17.4%. Esto indica que la mayoría de los emprendedores locales lograron recibir el pago por los servicios prestados. Para preservar la confidencialidad de los contratistas participantes, estos se han considerado de forma innominada.

De igual forma, se logró evaluar como interactúa el proceso en la plataforma para los servicios de hospedaje, comedor y lavandería generando más de 200 pedidos que representaron más de 1,000 órdenes diarias, esta orden diaria se genera a partir de una solicitud por un pedido mensual y/o semanal.

El principal logro en estos indicadores es que han permitido continuar con la adopción gradual de los emprendedores locales.

Recomendaciones

1. Establecer una visión clara: definir una visión clara y convincente de la iniciativa digital, resaltando los beneficios para la empresa y la comunidad local. Comunicar esta visión a todos los empleados y partes interesadas involucradas.

2. Análisis y planificación: realizar un análisis exhaustivo de las necesidades y capacidades locales. Identificar oportunidades para colaborar con emprendedores y contratistas locales. Desarrollar un plan detallado que establezca metas, objetivos y los pasos necesarios para lograrlos.

3. Involucrar a los empleados: capacitar a los empleados sobre la importancia de la iniciativa y cómo se alinea con los objetivos de la empresa. Fomentar la participación y el intercambio de ideas. Establecer canales de comunicación abiertos para recopilar comentarios y resolver inquietudes.

4. Establecer sinergias estratégicas: identificar organizaciones locales relevantes, como cámaras de comercio, asociaciones empresariales o instituciones educativas. Establecer sinergias estratégicas con estas organizaciones para promover la colaboración y el apoyo mutuo.

5. Programas de capacitación y desarrollo: diseñar programas de capacitación y desarrollo específicos para emprendedores locales y contratistas. Proporcionarles las habilidades necesarias para participar en proyectos mineros digitales. Estos programas pueden incluir talleres, cursos en línea o mentorías.

6. Comunicación constante: mantener una comunicación constante con los emprendedores locales y contratistas involucrados. Compartir los avances, proporcionar retroalimentación y reconocer los logros. Mantener a todos informados sobre los beneficios tangibles obtenidos a través de la iniciativa.

7. Evaluación y mejora continua: realizar evaluaciones periódicas para medir el progreso y el impacto de la iniciativa. Identificar áreas de mejora y tomar medidas correctivas. Aprender de los errores y adaptar la estrategia según sea necesario para garantizar una adopción exitosa y sostenible.

Conclusiones

1. En este documento, que se centra en la evolución digital que queremos realizar con los emprendedores locales y contratistas, buscamos acortar brechas tecnológicas que se expresan en el escaso conocimiento y habilidades digitales.

2. Frente a esta realidad, es fundamental plantear alternativas de solución como empezar a contar con herramientas digitales (Crecemos Juntos) que sean parte de un programa de desarrollo como el que viene realizando el equipo de Servicios Generales, que busca mejorar la competitividad de los emprendedores locales.

3. Por otro lado, acelerar el desarrollo de habilidades digitales poniendo foco en las nuevas generaciones es tan importante como saber leer y escribir.

4. Finalmente, como la “evolución digital” es parte de nuestro ADN y guiados por nuestro propósito: “Mejorar la vida transformando minerales en bienestar”, esperamos que la plataforma Crecemos Juntos se convierta en un habilitador que permita controlar todo el proceso entre Minsur, contratista y emprendedor local, para asegurar un adecuado nivel de servicio, reducción de brechas digitales y crecimiento integral.

Agradecimientos

Equipo de Servicios Generales Externos, Gestión Social, Transformación Digital, Sistemas y Legal, por su soporte para que esta iniciativa sea un éxito.

Bibliografía

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Porter y Kramer. 2021. “La creación de valor compartido”.